Eine Softwareauswahl schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Geschäftsbedarf und geeigneter Lösung. Wir gestalten einen strukturierten Prozess für komplexe Business-Software, damit Fachbereich, IT und Einkauf mit einem gemeinsamen Kriterienmodell entscheiden können.
Komplexität in einen klaren Beschaffungsrahmen überführen.
Entscheidungsqualität beginnt, bevor Anbieter ihre Angebote vorstellen.
Beschaffungsentscheidungen betreffen selten nur die Auswahl einer Lösung. Sie berühren Architektur, Integration, Sicherheit, Betrieb, Verträge, Kosten und die Interessen verschiedener Stakeholder. Wir strukturieren diese Ebenen früh, damit der Marktvergleich auf relevante Fragen antwortet.
Procure Consulting arbeitet dabei unabhängig von Herstellern und Anbietern. Die Anforderungen und Entscheidungsziele des Auftraggebers bleiben der Maßstab für Recherche, Ausschreibung, Bewertung und Verhandlungsunterstützung.
Leistungsbausteine
Wobei wir unterstützen
Anforderungen priorisieren→
Longlist und Shortlist erstellen→
Anbieterpräsentationen vorbereiten→
Nutzwertanalyse durchführen→
Vergabeentscheidung dokumentieren→
Unser Vorgehen
Ein Prozess, der Entscheidungen nachvollziehbar macht.
Die sechs Schritte werden auf Ihr Vorhaben zugeschnitten. Sie schaffen einen gemeinsamen Rahmen für Fachbereich, IT und Einkauf.
01AnforderungenGeschäftliche, technische, organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen erfassen.
02MarktanalyseRelevante Anbieter und Lösungen identifizieren.
03AusschreibungRFI, RFP oder strukturierte Angebotsanfrage durchführen.
05VerhandlungPreise, Leistungen, Vertragsbedingungen und Service Levels besprechen.
06Entscheidung & UmsetzungEntscheidung vorbereiten und Einführung oder Providerwechsel begleiten.
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Den Markt nicht nur sehen, sondern einordnen.
Ein Anbieter- oder Produktvergleich wird tragfähig, wenn Informationen aus einem einheitlichen Verfahren stammen. Deshalb definieren wir Muss-Anforderungen, Qualitätskriterien, kommerzielle Antwortformate und nachvollziehbare Gewichtungen, bevor Angebote eingeholt und bewertet werden.
Marktrecherche und Longlist bilden den Ausgangspunkt. In der Shortlist werden die Optionen vertieft – etwa durch strukturierte Unterlagen, Anbieterpräsentationen oder einen Proof of Concept. Die Vergabeentscheidung bleibt bei Ihnen; wir bereiten sie so vor, dass sie belastbar diskutiert und dokumentiert werden kann.
Kurze Antworten auf zentrale Fragen aus der Praxis.
Wie läuft eine Softwareauswahl ab?+
Eine professionelle Softwareauswahl beginnt mit fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen. Anschließend werden relevante Lösungen über eine Marktanalyse eingegrenzt, in einer Longlist gesammelt und anhand transparenter Kriterien zu einer Shortlist verdichtet. Danach folgen Ausschreibung oder strukturierte Angebotsanfrage, Präsentationen, Bewertung und gegebenenfalls ein Proof of Concept. Erst dann wird die Entscheidung vorbereitet.
Wie erstellt man eine IT-Ausschreibung?+
Eine IT-Ausschreibung übersetzt Anforderungen in eine einheitliche, an Anbieter gerichtete Anfrage. Sie enthält neben Leistungsumfang und Bewertungskriterien auch Projektkontext, Zeitplan, Antwortformat, Vertragsanforderungen und Ansprechpartner. Eine klare Gewichtung und ein verbindliches Angebotsraster schaffen die Voraussetzung, Antworten objektiv auszuwerten. Je nach Ausgangslage kann ein RFI, RFP oder RFQ geeignet sein.
Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFP und RFQ?+
Ein RFI (Request for Information) dient der Markterkundung und holt Informationen zu Lösungen und Anbietern ein. Ein RFP (Request for Proposal) fordert ein fachlich und konzeptionell ausgearbeitetes Angebot an. Ein RFQ (Request for Quotation) fokussiert auf konkrete Preis- und Konditionsangaben für bereits eindeutig spezifizierte Leistungen. In der Praxis können die Formate aufeinander aufbauen.
Wie lassen sich Softwareanbieter objektiv vergleichen?+
Objektivität entsteht nicht durch eine lange Liste von Kriterien, sondern durch ein vorher abgestimmtes Bewertungsmodell. Dieses verbindet Muss-Kriterien, gewichtete Qualitätskriterien, Kosten- und Vertragsaspekte sowie nachvollziehbare Bewertungsregeln. Anbieter sollten identische Informationsanforderungen erhalten. Präsentationen und Workshops ergänzen die schriftliche Auswertung, ersetzen jedoch keine dokumentierte Kriterienbewertung.
